Apostille czy legalizacja konsularna: jak się nie pomylić

Apostille i legalizacja konsularna rozwiązują to samo zadanie — potwierdzają autentyczność dokumentu dla innego kraju, ale stosuje się je w różnych przypadkach. Apostille działa wyłącznie między krajami, które podpisały konwencję haską z 1961 roku. Jeśli kraj docelowy do nich należy, wystarczy apostille: jedna pieczęć, którą uznają wszyscy uczestnicy konwencji.

Kiedy potrzebna jest legalizacja

Jeśli kraj nie podpisał konwencji (na przykład ZEA lub Chiny — dla Chin od listopada 2023 obowiązują odrębne przepisy przejściowe), apostille nie zostanie tam przyjęta. Wtedy dokument przechodzi legalizację konsularną: poświadczenie w Ministerstwie Sprawiedliwości, następnie w MSZ, a na końcu w konsulacie danego kraju. Proces trwa dłużej i wymaga osobistej wizyty w konsulacie lub pełnomocnictwa dla przedstawiciela.

Błąd, który widzimy najczęściej: apostille przybija się z wyprzedzeniem, „na wszelki wypadek”, a kraj docelowy wymaga legalizacji — trzeba zaczynać od nowa. Sprawdź wymagania strony przyjmującej przed zamówieniem tłumaczenia: często jest to napisane w samym zapytaniu instytucji, która żąda dokumentu.