Case study: apostille na dyplomie w jeden dzień przed terminem rekrutacji

W piątek wieczorem klient napisał: nabór na studia magisterskie na holenderskiej uczelni zamyka się w poniedziałek o północy, a dyplom wciąż bez apostille. Dodatkowa trudność — uczelnia, która wydała dyplom, jest w innym regionie. To od razu wyznaczyło główne ograniczenie: apostille na dokumencie o wykształceniu stawia organ oświaty tego regionu, w którym mieści się uczelnia, a nie tam, gdzie absolwent mieszka teraz.

Z czego naprawdę składa się apostille na dyplomie

To nie jedna operacja, lecz łańcuch. Najpierw regionalny organ oświaty weryfikuje, że dyplom rzeczywiście wydano i jest autentyczny — sprawdza we własnych rejestrach i archiwum uczelni. Potem przybija pieczęć apostille. Dopiero potem robi się kopię notarialną i tłumaczenie dyplomu z suplementem. To pierwszy etap — weryfikacja i pieczęć — wyznacza termin: w różnych regionach trwa od jednego dnia roboczego do półtora miesiąca. Biuro tłumaczeń nie przyspieszy tego etapu, to procedura państwowa.

Co można zrobić z wyprzedzeniem i równolegle — przygotować kopię notarialną dyplomu i suplementu oraz roboczą wersję tłumaczenia, żeby po otrzymaniu apostille nie tracić ani godziny na przepisywanie. Suplement z listą przedmiotów i godzin tłumaczy się dłużej niż sam dyplom i to on zwykle wstrzymuje gotowy komplet.

Co uratowało tę sprawę

Region uczelni oferował przyspieszone apostille w jeden dzień roboczy na wniosek przedstawiciela z notarialnym pełnomocnictwem. Klient sporządził pełnomocnictwo u notariusza w swoim mieście w sobotę, my przekazaliśmy dokumenty kurierem do właściwego organu w poniedziałek rano, do wieczora odebraliśmy dyplom z apostille i tej samej nocy oddaliśmy gotowe tłumaczenie. Wniosek na uczelnię poszedł dwie godziny przed terminem.

Wniosek dla planujących studia za granicą

Apostille na dyplomie zamawia się zaraz po ukończeniu studiów, a nie tydzień przed rekrutacją. Jeśli czasu już brakuje — ustal dwie rzeczy: czy w danym regionie jest procedura przyspieszona i czy organ przyjmuje dokumenty od przedstawiciela z pełnomocnictwem. Tłumaczenie i kopię notarialną rób równolegle z apostille oryginału. I sprawdź wcześniej format, którego oczekuje uczelnia: apostille na oryginale, na kopii poświadczonej lub osobno na dyplomie i na tłumaczeniu — europejskie uczelnie proszą o różne rzeczy.