Podwójne apostille: kiedy pieczęć potrzebna jest i na oryginale, i na tłumaczeniu

„Powiedziano mi, że apostille potrzebna jest też na tłumaczeniu — czy to w ogóle legalne?” Tak, i nie jest to egzotyka. Część państw — niektóre urzędy we Włoszech, Portugalii, w wielu krajach Ameryki Łacińskiej — nie uznaje tłumaczenia wykonanego za granicą, jeśli samo tłumaczenie nie jest zalegalizowane. Schemat jest wtedy taki: apostille na oryginale → tłumaczenie uwierzytelnione oryginału razem z apostille → apostille na tym tłumaczeniu uwierzytelnionym.

Dlaczego jedno apostille nie wystarcza

Apostille potwierdza autentyczność podpisu i pieczęci na konkretnym dokumencie dla państwa-strony konwencji haskiej. Gdy tłumacz i notariusz dokładają do sprawy własne podpisy i pieczęcie, formalnie powstaje nowy dokument urzędowy — czynność notarialna dokonana w danym kraju. Dla kraju docelowego ona również wymaga potwierdzenia: inaczej nie wiadomo, kim jest ten notariusz, czy jego uprawnienia są ważne i czy wskazany tłumacz w ogóle istnieje. Drugie apostille — na tłumaczeniu uwierzytelnionym — zamyka tę lukę.

Kluczowa jest kolejność. Najpierw apostiluje się oryginał. Potem tłumaczy się go razem z pieczęcią apostille, bo apostille jest częścią dokumentu i jej tekst musi znaleźć się w tłumaczeniu. Potem notariusz poświadcza tłumaczenie i to ta czynność notarialna otrzymuje drugie apostille. Jeśli przetłumaczysz przed apostilowaniem oryginału, wszystko trzeba powtórzyć: w tłumaczeniu nie będzie apostille.

Jak rozpoznać, czy potrzebujesz podwójnego apostille

Jedyne wiarygodne źródło to pisemny wymóg strony przyjmującej. Frazy-sygnały: „apostille na tłumaczeniu”, „legalizzazione della traduzione”, „traduzione asseverata e apostillata”, „legalización de la traducción”. Jeśli je widzisz — zaplanuj dodatkowo 1–2 dni robocze na drugie apostille i uprzedź biuro z wyprzedzeniem: tłumaczenie od razu trzeba zszywać w formacie nadającym się do ponownego apostilowania, a nie przerabiać zszycie później.

Jeśli natomiast strona przyjmująca prosi po prostu o „tłumaczenie uwierzytelnione z apostille” bez uściśleń — niemal zawsze chodzi o jedno apostille na oryginale, a tłumaczenie wystarczy poświadczyć u notariusza. Nie rób drugiego apostille „na wszelki wypadek”: to zbędne pieniądze i dni, a potrzebny jest zawsze jeden konkretny zestaw czynności.