Chiny po przystąpieniu do Konwencji haskiej: jak teraz legalizować pełnomocnictwo dla biznesu

Do listopada 2023 roku każdy rosyjski dokument dla Chin przechodził legalizację konsularną: Ministerstwo Sprawiedliwości, MSZ, potem ambasada ChRL. Trwało to tygodniami. Od 7 listopada 2023 roku Chiny są stroną haskiej konwencji apostille i łańcuch skrócił się do jednej pieczęci. Mimo to klienci wciąż przychodzą z nieaktualnymi instrukcjami od partnerów i pośredników.

Przypadek z pełnomocnictwem

Przedsiębiorca zakładał spółkę handlową w Shenzhen i udzielił chińskiemu agentowi pełnomocnictwa do rejestracji. Agent przysłał instrukcję: „pełnomocnictwo u notariusza, potem do ambasady Chin”. Sprawdziliśmy: dla pełnomocnictwa sporządzonego przez rosyjskiego notariusza wystarczy apostille Ministerstwa Sprawiedliwości. Ambasada nie jest potrzebna.

Co nadal jest ważne

Język. Pełnomocnictwo sporządza się po rosyjsku i chińsku albo po rosyjsku z późniejszym tłumaczeniem na chiński. Wiele chińskich urzędów wymaga, by tłumaczenie wykonała lokalna wykwalifikowana agencja z pieczęcią — rosyjskie tłumaczenie może nie przejść. Zapytajcie agenta, kto robi tłumaczenie: możemy przygotować dwujęzyczny tekst, ale pieczęć chińskiej agencji czasem i tak jest potrzebna.

Nazwiska. Chińskie urzędy porównują transliterację nazwiska z paszportem. Używajcie łacińskiej pisowni z paszportu zagranicznego, a jeśli macie już chińską transkrypcję imienia (np. w wizie), podajcie ją.

Uprawnienia. Chińska rejestracja wymaga konkretów: rejestracja spółki, otwarcie konta, odbiór pieczęci firmowych, podpisanie statutu. Ogólne sformułowania brzmią po chińsku niejasno i rejestrator może odmówić.

Wynik

Pełnomocnictwo z apostille i dwujęzycznym tekstem przyjęto za pierwszym razem, a spółkę zarejestrowano w trzy tygodnie. Jeśli słyszycie, że dla Chin potrzebna jest ambasada, sprawdźcie, czy rada nie jest nieaktualna: dla większości rosyjskich dokumentów wystarczy teraz apostille.