Apostila na elektronickém výpisu z rejstříku trestů: případová studie

Klientka získala výpis z rejstříku trestů přes portál služeb — elektronický dokument v PDF s kvalifikovaným podpisem ministerstva vnitra. Německý úřad si vyžádal výpis s apostilou. Vznikla patová situace: apostila je fyzické razítko na papírovém dokumentu, a v ruce je jen soubor, byť právně plnohodnotný.

Jak z elektronického výpisu získat apostilovatelný

Cesta první. Objednat na ministerstvu vnitra výpis v papírové podobě — přes oddělení pro migraci nebo tentýž portál se zvolenou papírovou variantou — a apostilovat tento papírový výpis u příslušného orgánu. Pomaleji, ale je to „čistý“ dokument ministerstva, k němuž mají zahraniční úřady nejméně otázek.

Cesta druhá. Požádat notáře o dokument v papírové podobě rovnocenný elektronickému: notář ověří kvalifikovaný elektronický podpis pod PDF a osvědčí rovnocennost výtisku. Tento notářský dokument se pak apostiluje přes územní pracoviště ministerstva spravedlnosti. Rychleji, pokud se na papírový výpis od ministerstva dlouho čeká, ale ne vždy to vyhovuje: část zahraničních orgánů chce apostilu právě na výpisu ministerstva, ne na notářském „přenesení na papír“.

Pořadí a překlad

Formát si ujasněte na začátku, v korespondenci s přijímající stranou: papírový výpis ministerstva plus apostila, nebo elektronický výpis → notářský papírový → apostila ministerstva spravedlnosti. Po apostile — překlad: překládá se text výpisu, všechny poznámky a razítko apostily, a pak překlad ověří notář.

Na celý řetězec počítejte s týdnem až dvěma a pamatujte na dobu platnosti výpisu — běží, zatímco tohle vyřizujete. Umožňuje-li to čas, je jednodušší rovnou objednat papírový výpis a elektronický nechat pro země, které přijímají dokumenty v digitální podobě bez apostily.