Apostilu dali na kopii, a přitom byla potřeba na originále

Klientka kompletovala podklady pro sloučení rodiny v Německu. Rodný list zanesla k notáři, pořídila notářskou kopii, na kopii nechala vyznačit apostilu na ministerstvu spravedlnosti a pak si u nás objednala překlad do němčiny. Za tři týdny německý úřad dokument vrátil se stručnou poznámkou: apostila musí být na samotném rodném listu, ne na kopii. Celou cestu bylo nutné projít znovu — ztracený měsíc, druhý správní poplatek za apostilu a další placený překlad, protože dokument se překládá spolu s novým razítkem.

Proč lze apostilu vyznačit na třech místech

Apostila potvrzuje pravost podpisu a razítka na jednom konkrétním listu papíru. Takových „listů“ může být ve vaší věci několik a nejsou rovnocenné. První je dokument vydaný státním orgánem: matriční doklad, potvrzení, diplom. Druhý je notářská kopie tohoto dokumentu. Třetí je notářsky ověřený překlad. Každý z nich se apostiluje zvlášť a u jiného orgánu: matriční doklady u krajského matričního úřadu, notářské dokumenty (kopie a překlady) u územního pracoviště ministerstva spravedlnosti.

Klientka zvolila apostilu na kopii, protože jí to poradili „kvůli rychlosti“: kopii je snazší pořídit než získat čerstvý druhopis. Německá žádost ale zněla „apostillierte Geburtsurkunde“ — apostilovaný rodný list, tedy razítko na samotném matričním dokladu. Rozdíl je jedno slovo, v praxi ale dva různé orgány a dvě různé procedury.

Jak požadavek správně přečíst

Než cokoli apostilujete, vyžádejte si od přijímající strany požadavek písemně a přečtěte si ho doslova. „Apostila na originále“, „na dokladu vydaném matrikou“, „on the original document“ — kopie nestačí. „Apostilovaná kopie“, „notarielle Kopie mit Apostille“, „apostilled certified copy“ — naopak: originál apostilovat netřeba, pracujete s kopií. Je-li formulace vágní („dokument s apostilou“), zeptejte se odesílatele, co přesně tím myslí.

Když se není koho zeptat, je bezpečnější apostilovat originál. Takový dokument přijmou téměř všude, kdežto apostilovanou kopii ne každý úřad, protože je to pro něj „kopie kopie“: mezi zdrojový doklad a apostilu se postavil ještě notář.

A na závěr: apostila jde vždy před překladem. Razítko apostily je součástí dokumentu, jeho text se také překládá a je součástí notářsky ověřeného překladu. Přeložíte-li dřív, než vyznačíte apostilu, překlad bude nutné předělat.