Apostilla en documentos del registro civil: quién la coloca y por qué se deniegan solicitudes
Los documentos emitidos por el registro civil los apostilla no el Ministerio de Justicia ni el de Asuntos Exteriores, sino un organismo regional del registro civil: la oficina del registro de la región donde se levantó el acta. Es la primera bifurcación en la que se pierden semanas: una solicitud presentada en la región «equivocada» se devuelve, y remitir la petición entre regiones añade una o dos semanas al plazo.
Cinco motivos por los que le dan la vuelta
Plastificado. Un certificado plastificado no se apostilla: bajo la lámina no se pueden comprobar los elementos de seguridad del impreso ni la autenticidad del sello. Habrá que obtener un duplicado reciente y apostillar ese.
Un impreso desgastado o un modelo de época soviética con correcciones, borrones o datos escritos a mano. Una discrepancia en la grafía del nombre o del patronímico respecto a un pasaporte reciente también es motivo de denegación. Intentar apostillar una fotocopia simple donde el organismo solo trabaja con originales y duplicados. Y, por último, acudir a la región de residencia en lugar de a la región donde se levantó el acta.
Situación típica: alguien quiere apostillar un certificado de matrimonio de una boda celebrada en una región mientras vive en otra. La solución óptima es pedir un duplicado a través del registro civil del lugar de residencia (funciona de forma extraterritorial), obtener un impreso reciente de nuevo modelo y apostillarlo ya en la propia región.
Plazos y qué pasa con la traducción
El plazo estándar de la apostilla en el registro civil es de hasta cinco días hábiles y, en la práctica, a menudo menos. No suele haber tarifas urgentes aparte como en los documentos de estudios, así que cuente con una semana con margen.
La traducción se hace después de la apostilla: se traduce tanto el texto del propio documento como el del sello de la apostilla —juntos, como un solo documento— y luego un notario certifica la traducción. Si necesita traducción a dos idiomas a la vez, son dos actos notariales y dos traducciones, pero la apostilla en el original sigue siendo una.
Consejo: pida un duplicado de nuevo modelo aunque el antiguo esté en perfecto estado. Un impreso con zona de lectura mecánica y elementos de seguridad se apostilla sin preguntas y no genera objeciones al presentarlo en el extranjero.