Pusieron la apostilla en una copia cuando hacía falta en el original
Una clienta preparaba el expediente de reagrupación familiar para Alemania. Llevó el certificado de nacimiento al notario, hizo una copia notarial, apostilló esa copia en el Ministerio de Justicia y después nos encargó la traducción al alemán. Tres semanas más tarde el organismo alemán devolvió el documento con una nota breve: la apostilla tiene que estar en el propio certificado de nacimiento, no en una copia. Hubo que recorrer todo el camino de nuevo: un mes perdido, una segunda tasa por la apostilla y otra traducción de pago, porque el documento se traduce junto con el nuevo sello.
Por qué la apostilla puede ir en tres sitios distintos
La apostilla certifica la autenticidad de una firma y un sello sobre una hoja de papel concreta. En su expediente puede haber varias de esas «hojas» y no son equivalentes. La primera es el documento emitido por un organismo estatal: un acta del registro civil, un certificado, un diploma. La segunda es la copia notarial de ese documento. La tercera es la traducción notarial. Cada una se apostilla por separado y ante un organismo distinto: las actas del registro civil en el registro civil regional, los documentos notariales (copias y traducciones) en la delegación territorial del Ministerio de Justicia.
La clienta eligió apostillar la copia porque se lo recomendaron «para ir más rápido»: es más fácil hacer una copia que obtener un duplicado reciente. Pero la solicitud alemana decía «apostillierte Geburtsurkunde» — certificado de nacimiento apostillado, es decir, el sello sobre el propio documento del registro civil. La diferencia es una palabra, pero en la práctica son dos organismos y dos procedimientos distintos.
Cómo leer bien el requisito
Antes de apostillar nada, consiga por escrito el requisito de la organización receptora y léalo literalmente. «Apostilla en el original», «en el documento emitido por el registro civil», «on the original document» — una copia no sirve. «Copia apostillada», «notarielle Kopie mit Apostille», «apostilled certified copy» — al revés: no hace falta apostillar el original, se trabaja con la copia. Si la redacción es vaga («documento con apostilla»), pregunte al remitente qué quiere decir exactamente.
Cuando no hay a quién preguntar, es más seguro apostillar el original. Ese documento se acepta casi en todas partes, mientras que una copia apostillada no en todos los organismos, porque para ellos es una «copia de una copia»: entre el acta de origen y la apostilla se ha interpuesto además un notario.
Y por último: la apostilla siempre va antes de la traducción. El sello de la apostilla es parte del documento, su texto también se traduce y forma parte de la traducción notarial. Si traduce antes de poner la apostilla, la traducción habrá que rehacerla.