Апостиль поставили на копию, а нужен был на оригинал
Клиентка готовила пакет для воссоединения семьи в Германии. Свидетельство о рождении она отнесла к нотариусу, сделала нотариальную копию, на копию проставила апостиль в Минюсте, затем заказала у нас перевод на немецкий. Через три недели немецкое ведомство вернуло документ с короткой пометкой: требуется апостиль на самом оригинале свидетельства, а не на копии. Весь путь пришлось пройти заново — минус месяц, вторая госпошлина за апостиль и ещё один платный перевод, потому что переводить нужно документ вместе с новым штампом.
Почему апостиль можно поставить в трёх местах
Апостиль удостоверяет подлинность подписи и печати на конкретном листе бумаги. Этих «листов» в вашем деле может быть несколько, и они не равнозначны. Первый — сам документ, выданный государственным органом: свидетельство ЗАГС, справка, диплом. Второй — нотариальная копия этого документа. Третий — нотариально заверенный перевод. Каждый из них апостилируется отдельно и в своём органе: акты ЗАГС — в региональном управлении ЗАГС, нотариальные документы (копии и переводы) — в территориальном управлении Минюста.
Клиентка выбрала апостиль на копии, потому что так посоветовали «для скорости»: копию сделать проще, чем получать повторное свидетельство. Но немецкий запрос был сформулирован как «apostillierte Geburtsurkunde» — апостилированное свидетельство о рождении, то есть штамп на самом документе ЗАГС. Разница в одном слове, а на практике это два разных органа и две разные процедуры.
Как прочитать требование правильно
Перед тем как что-либо апостилировать, получите от принимающей организации письменное требование и разберите его буквально. «Апостиль на оригинале», «на документе, выданном органом ЗАГС», «on the original document» — копия не подойдёт. «Апостилированная копия», «notarielle Kopie mit Apostille», «apostilled certified copy» — наоборот, оригинал апостилировать не нужно, работаем с копией. Если формулировка размытая («документ с апостилем»), уточните у отправителя запроса, что именно они имеют в виду.
Когда уточнить не у кого, безопаснее апостилировать оригинал. Такой документ принимают практически везде, а нотариальную копию с апостилем — далеко не все ведомства, потому что для них это «копия копии»: между исходным актом и апостилем встал ещё и нотариус.
И последнее: апостиль всегда ставится до перевода. Штамп апостиля — это часть документа, его текст тоже переводится и входит в нотариальный перевод. Если перевести раньше, чем поставить апостиль, перевод придётся переделывать.