Apostille na aktach stanu cywilnego: kto je stawia i przez co odmawiają

Dokumenty wydane przez urzędy stanu cywilnego apostiluje nie Ministerstwo Sprawiedliwości ani MSZ, lecz regionalny organ stanu cywilnego — urząd stanu cywilnego regionu, w którym sporządzono akt. To pierwsze rozwidlenie, na którym traci się tygodnie: wniosek złożony do „niewłaściwego” regionu jest zwracany, a przesyłka między regionami dodaje 1–2 tygodnie do terminu.

Pięć powodów, przez które odsyłają

Laminowanie. Zalaminowanego aktu nie apostilują: pod folią nie da się sprawdzić zabezpieczeń blankietu ani autentyczności pieczęci. Trzeba uzyskać świeży odpis i apostilować właśnie jego.

Zniszczony blankiet lub wzór z czasów radzieckich z poprawkami, wytarciami, danymi wpisanymi ręcznie. Rozbieżność w pisowni imienia lub nazwiska ze świeżym paszportem to również powód do odmowy. Próba apostilowania zwykłej kserokopii tam, gdzie organ pracuje wyłącznie z oryginałami i odpisami. I wreszcie zwrócenie się do regionu miejsca zamieszkania zamiast regionu sporządzenia aktu.

Typowa sytuacja: ktoś chce apostilować akt małżeństwa zawartego w jednym regionie, a mieszka w innym. Optymalne rozwiązanie — zamówić odpis aktu przez USC w miejscu zamieszkania (działa to eksterytorialnie), otrzymać świeży blankiet nowego wzoru i apostilować go już w swoim regionie.

Terminy i co z tłumaczeniem

Standardowy termin apostille w organach stanu cywilnego to do 5 dni roboczych, w praktyce często szybciej. Odrębnych taryf przyspieszonych, jak przy dokumentach o wykształceniu, zwykle tu nie ma, więc załóż tydzień z zapasem.

Tłumaczenie robi się po apostille: tłumaczy się i tekst samego dokumentu, i tekst pieczęci apostille — razem, jednym dokumentem, a potem tłumaczenie poświadcza notariusz. Jeśli potrzebne jest tłumaczenie od razu na dwa języki — to dwie odrębne czynności notarialne i dwa tłumaczenia, ale apostille na oryginale pozostaje jedno.

Rada: zamów odpis aktu nowego wzoru, nawet jeśli stary jest w idealnym stanie. Blankiet z polem maszynowo odczytywalnym i zabezpieczeniami apostiluje się bez pytań i nie wywoła zastrzeżeń przy składaniu za granicą.