Apostille postawiono na kopii, a potrzebna była na oryginale

Klientka kompletowała dokumenty do łączenia rodziny w Niemczech. Akt urodzenia zaniosła do notariusza, zrobiła kopię notarialną, na kopię postawiła apostille w Ministerstwie Sprawiedliwości, a potem zamówiła u nas tłumaczenie na niemiecki. Trzy tygodnie później niemiecki urząd zwrócił dokument z krótką adnotacją: apostille ma być na samym akcie urodzenia, a nie na kopii. Całą drogę trzeba było przejść od nowa — miesiąc stracony, druga opłata urzędowa za apostille i kolejne płatne tłumaczenie, bo dokument tłumaczy się razem z nową pieczęcią.

Dlaczego apostille można postawić w trzech miejscach

Apostille poświadcza autentyczność podpisu i pieczęci na jednym konkretnym arkuszu papieru. Takich „arkuszy” w Twojej sprawie może być kilka i nie są równoważne. Pierwszy to dokument wydany przez organ państwowy: akt stanu cywilnego, zaświadczenie, dyplom. Drugi to kopia notarialna tego dokumentu. Trzeci to tłumaczenie uwierzytelnione. Każdy z nich apostiluje się osobno i w innym organie: akty stanu cywilnego — w regionalnym urzędzie stanu cywilnego, dokumenty notarialne (kopie i tłumaczenia) — w terytorialnym oddziale Ministerstwa Sprawiedliwości.

Klientka wybrała apostille na kopii, bo tak jej doradzono „dla szybkości”: kopię łatwiej zrobić niż uzyskać świeży odpis. Ale niemieckie zapytanie brzmiało „apostillierte Geburtsurkunde” — apostilowany akt urodzenia, czyli pieczęć na samym dokumencie stanu cywilnego. Różnica to jedno słowo, a w praktyce dwa różne organy i dwie różne procedury.

Jak poprawnie odczytać wymóg

Zanim cokolwiek apostilujesz, uzyskaj od strony przyjmującej wymóg na piśmie i przeczytaj go dosłownie. „Apostille na oryginale”, „na dokumencie wydanym przez USC”, „on the original document” — kopia nie wystarczy. „Apostilowana kopia”, „notarielle Kopie mit Apostille”, „apostilled certified copy” — odwrotnie: oryginału apostilować nie trzeba, pracujesz na kopii. Jeśli sformułowanie jest niejasne („dokument z apostille”), zapytaj nadawcę, co dokładnie ma na myśli.

Gdy nie ma kogo zapytać, bezpieczniej jest apostilować oryginał. Taki dokument jest przyjmowany niemal wszędzie, a apostilowana kopia — już nie przez każdy urząd, bo dla niego to „kopia kopii”: między aktem źródłowym a apostille stanął jeszcze notariusz.

I na koniec: apostille zawsze idzie przed tłumaczeniem. Pieczęć apostille jest częścią dokumentu, jej tekst też się tłumaczy i wchodzi do tłumaczenia uwierzytelnionego. Jeśli przetłumaczysz wcześniej, niż postawisz apostille, tłumaczenie trzeba będzie powtórzyć.