Zaświadczenie o niekaralności „przeterminowało się” trzy dni przed złożeniem

Klient przygotowywał się do wniosku o pobyt w Portugalii i postanowił zrobić wszystko wcześniej. W marcu uzyskał zaświadczenie o niekaralności, od razu postawił apostille, zamówił tłumaczenie przysięgłe. Złożenie wyznaczono na czerwiec. Do tego dnia portugalski konsulat uznał zaświadczenie za nieważne: do celów migracyjnych przyjmują zaświadczenie nie starsze niż 90 dni od daty wydania, a minęło niemal cztery miesiące. Apostille i tłumaczenie kosztowały, a zaświadczenie trzeba było zamówić od nowa — z nowym apostille i nowym tłumaczeniem, bo dokument tłumaczy się razem ze świeżą pieczęcią.

Dlaczego zaświadczenie o niekaralności ma szczególny reżim

Sam dokument jest bezterminowy: opisuje stan na dzień wydania, a ten fakt się nie zmienia. Ale organy przyjmujące chcą aktualnego obrazu, więc wprowadzają termin „świeżości”. Najczęściej to 90 dni; dla niektórych krajów i urzędów sześć miesięcy; dla poszczególnych konsulatów tylko 30 dni. Liczy się zwykle od daty wydania zaświadczenia, ale czasem od daty apostille — i to trzeba ustalić wcześniej. Ani tłumaczenie, ani apostille tego terminu nie przedłuża.

Do tego dochodzi czas na samo zaświadczenie. W Rosji zaświadczenie o niekaralności przez MSW przygotowuje się do 30 dni kalendarzowych; przez portal usług zwykle szybciej, ale i tak tygodnie. Okno między „zaświadczenie w ręku” a „dokumenty złożone” jest wąskie, a wypełnianie go zrobionym z góry apostille to prosta droga do przeróbki.

Poprawna kolejność

Najpierw ustal ze stroną przyjmującą dokładny dopuszczalny wiek zaświadczenia i od jakiej daty się liczy. Potem buduj harmonogram od końca: data złożenia → minus czas na tłumaczenie i apostille (3–7 dni roboczych) → ostateczna data uzyskania zaświadczenia → data złożenia wniosku o zaświadczenie z uwzględnieniem 30 dni na wydanie.

Najlepiej, by do momentu złożenia zaświadczenie miało nie więcej niż połowę dopuszczalnego wieku — to zapas na przełożony termin, dopracowanie kompletu, opóźnienie kuriera. I nie rób apostille z tłumaczeniem „póki jest czas”: przy zaświadczeniu o niekaralności czas działa przeciwko Tobie.