Jak uzyskać dokument z rosyjskiego urzędu stanu cywilnego, mieszkając za granicą: przypadek z odpisem aktu

Klient od ośmiu lat mieszka w Pradze i składa wniosek o pobyt stały. Czeski urząd zażądał aktu urodzenia z apostille, a oryginał zaginął przy przeprowadzce. W najbliższych miesiącach nie mógł pojechać do Rosji. Zadanie: uzyskać powtórny akt, opatrzyć go apostille i zlecić czeskie tłumaczenie przysięgłe — nie wyjeżdżając z Czech.

Trzy legalne drogi

Pierwsza — przez konsulat Rosji. Konsul przyjmuje wniosek i przesyła zapytanie do rosyjskiego USC, a gotowy dokument wraca do konsulatu. Droga pewna, ale powolna: kilka miesięcy to norma, a apostille i tak trzeba uzyskać osobno.

Druga — wniosek pocztą bezpośrednio do USC. Prawo na to pozwala, ale w praktyce wiele urzędów odpowiada, że dokument wydaje się osobiście lub pełnomocnikowi i nie wysyła się go za granicę. Apostille także tu pozostaje osobnym zadaniem.

Trzecia — pełnomocnik w Rosji na podstawie notarialnego pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo można sporządzić u rosyjskiego konsula albo u miejscowego notariusza z apostille i tłumaczeniem na rosyjski. Pełnomocnik odbiera powtórny akt w USC, składa go do apostille i przekazuje dalej. Tę drogę wybraliśmy.

Co jest ważne w pełnomocnictwie

Uprawnienia muszą być wymienione wprost: uzyskanie powtórnego aktu stanu cywilnego, złożenie dokumentów do apostille, odbiór dokumentu z apostille, uiszczanie opłat. Ogólne sformułowanie „reprezentować interesy przed wszystkimi organami” często nie wystarcza. Jeśli pełnomocnictwo sporządził czeski notariusz, potrzebne jest na nim apostille i notarialne tłumaczenie na rosyjski — inaczej w Rosji go nie przyjmą.

Jak to przebiegło

Klient sporządził pełnomocnictwo u rosyjskiego konsula w Pradze. Powtórny akt wydano podczas jednej wizyty: zapis urodzenia był w elektronicznym rejestrze, więc wydał go najbliższy USC, a nie urząd w mieście urodzenia. Apostille nadano w ciągu kilku dni roboczych, dokument wysłano kurierem do Pragi, gdzie przetłumaczył go czeski tłumacz przysięgły. Od pierwszego kontaktu do gotowego kompletu — około pięciu tygodni.

Rada: jeśli zapis jest stary i niezdigitalizowany, powtórny akt wyda tylko USC przechowujący archiwum — trzeba doliczyć czas. I od razu sprawdźcie, jakiego tłumaczenia wymaga kraj przyjmujący: rosyjskiego notarialnego czy miejscowego przysięgłego. Od tego zależy, dokąd wysłać dokument po apostille.