Łączenie rodzin w Niemczech: mit „świeżego” apostille i prawdziwe przyczyny zwrotu dokumentów

„Powiedziano mi, że apostille musi być świeże, inaczej ambasada go nie przyjmie” — z tym przyszła do nas klientka przygotowująca się do wyjazdu do męża w Niemczech. Jej akt małżeństwa opatrzono apostille trzy lata wcześniej na potrzeby innego wyjazdu. Sprawdziliśmy: ambasada nie ma takiego wymogu. Apostille nie ma terminu ważności — poświadcza podpis i pieczęć, które były autentyczne w chwili wydania dokumentu.

Skąd się bierze mit

Zamieszanie wynika z dokumentów, które mają termin ważności: zaświadczeń o niekaralności, o stanie cywilnym czy o zameldowaniu. Te dokumenty się dezaktualizują, a wraz z nimi „dezaktualizuje się” ich apostille. Ponadto niemieckie urzędy stanu cywilnego (Standesamt) przy rejestracji małżeństwa mogą wymagać niedawno wydanego aktu urodzenia. Ale do łączenia rodzin na podstawie już zawartego małżeństwa akt z dawno nadanym apostille zwykle wystarcza.

Dlaczego naprawdę zwraca się dokumenty

Po pierwsze — zniszczenie. Radzieckie i wczesne rosyjskie akty bywają przetarte, zalaminowane, z nieczytelnymi pieczęciami. Zalaminowanego dokumentu nie można opatrzyć apostille, a ambasada może go w ogóle nie przyjąć. Rozwiązaniem jest powtórny akt.

Po drugie — transliteracja. Jeśli nazwisko w tłumaczeniu zapisano inaczej niż w paszporcie, pytania są nieuniknione. Tłumacz musi opierać się na paszporcie, a nie transliterować według własnego uznania.

Po trzecie — niepełne tłumaczenie. Pieczęć apostille, adnotacje na odwrocie, podpisy — wszystko musi być przetłumaczone. Ambasada dokładnie porównuje tłumaczenie z oryginałem.

Jak skompletować dokumenty

Sprawdźcie sam dokument: czy jest czytelny, czy nie jest zalaminowany. Jeśli apostille już jest — nie róbcie nowego. Ambasady Niemiec zazwyczaj przyjmują tłumaczenia tłumaczy przysięgłych; szczegóły sprawdźcie na stronie placówki, w której składacie wniosek. I dołączcie certyfikat znajomości niemieckiego na poziomie A1, jeśli jest wymagany w waszym przypadku — bez niego dokumenty wrócą niezależnie od jakości tłumaczenia.