Apostille i legalizacja

Apostille to specjalna pieczęć potwierdzająca autentyczność dokumentu do użytku za granicą. Działa dzięki konwencji haskiej z 1961 roku: jedna apostille, przybita w kraju wydania dokumentu, jest uznawana przez wszystkie pozostałe kraje-strony konwencji, bez dodatkowych poświadczeń. Jest to szybsze i tańsze niż legalizacja konsularna.

Apostille można przybić zarówno na oryginale dokumentu, jak i na jego tłumaczeniu uwierzytelnionym — który wariant jest potrzebny, zależy od wymagań konkretnej instytucji w kraju docelowym. Czasem wymagana jest podwójna apostille: jedna na oryginale, druga na tłumaczeniu — na ten przypadek mamy osobną usługę „podwójna apostille”.

Jeśli kraj docelowy nie podpisał konwencji haskiej — na przykład ZEA — apostille w ogóle nie zostanie tam przyjęta. Zamiast niej potrzebna jest legalizacja konsularna: dokument poświadcza się kolejno w Ministerstwie Sprawiedliwości, następnie w MSZ i na końcu w konsulacie danego kraju. Procedura zajmuje zauważalnie więcej czasu, dlatego lepiej zaplanować ją z wyprzedzeniem, a nie w ostatniej chwili przed podróżą.

Osobna sytuacja dotyczy Chin: od listopada 2023 roku kraj ten przystąpił do konwencji haskiej, ale dla części dokumentów i urzędów wciąż obowiązują przepisy przejściowe, a gdzieniegdzie nadal wymagana jest legalizacja konsularna. Przed rozpoczęciem tłumaczenia sprawdzamy aktualny tryb postępowania dla konkretnego dokumentu i celu złożenia — to oszczędza czas i eliminuje konieczność poprawek.